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HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
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Wir haben hier für Sie eine Auswahl an Fragen und Antworten zusammengestellt, die immer wieder an
uns herangetragen werden.
In einem persönlichen Gespräch lassen sich selbstverständlich viele Dinge noch besser klären. Wir beraten
Sie gerne. Vereinbaren Sie einfach einen Gesprächstermin mit uns. office@incentro.at
ALLGEMEINE FRAGEN
ALLGEMEINE FRAGEN
Müssen wir die Software kaufen ?
- Nein, wir verkaufen keine Software. Wir bieten mit unseren Lösungen eine
zusätzliche Dienstleistung zu bestehenden Systemen an
- Wir vereinbaren mit Ihnen einen Nutzungsvertrag = SLA (Service Level Agreement),
der auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist
Wie funktioniert das Preismodell ?
- Das Preismodell basiert auf dem Prinzip "pay per use"
- Wir verrechnen z.B. pro erfolgreicher Zahlungszuordnung eine Transaktionsgebühr bzw.
für einen Druckauftrag die tatsächlichen Aufwand-, Material- und Portokosten
- Je nach Nutzungsvertrag (SLA) verrechnen wir pro Monat u. U. eine geringe Bereitstellungsgebühr
- Das bedeutet für Sie kalkulierbare, variable Kosten, abhängig von dem monatlichen Transaktionsvolumen
Wie hoch sind die Installationskosten ?
- Sie zahlen keine Installationskosten. Ihre EDV-Verantwortlichen müssen uns lediglich
die Schnittstellen zu Verfügung stellen
Wie lange ist die Bindungsdauer ?
- Nach einer Testphase von 6-8 Wochen schließen wir unsere Verträge auf 24 bzw. 36 Monate ab
Welche Vorteile bringt Ihnen der Einsatz von iAS (inCentro Accounting Service)
im Vergleich zu Ihrer aktuellen Lösung ?
- Kosteneinsparung durch Ressourceneinsparung von ca. 40%
- Liquiditätsverbesserung durch effektive Verringerung der ausstehenden Beträge
- Schnelle Erkennung von potenziellen Forderungsausfällen
- Kosteneinsparung durch Skalierungseffekte bei Druck und Porto
Welche Vorteile ergeben sich daraus, dass das iAS (inCentro Accounting Service)
als eine SaaS Lösung zur Verfügung steht ?
- SaaS (Software as a Service) bietet Ihnen die Möglichkeit, professionelle Services ohne teure
Investitions- und Betriebskosten zu nutzen - Sie benötigen keine
zusätzlichen Software und Hardwarekomponenten
- Fixe und transparente Gesamtkosten bei permanenter Weiterentwicklung und konstanter
Überwachung der Systeme
- Skalierung, technischer Support, System-Updates, Datensicherheit, etc. Themen, um die
wir uns kümmern - Sie als Kunde werden davon befreit
Sind Änderungen in meinem bestehenden Buchhaltungssystem notwendig ?
- Nein, das iAS (inCentro Accounting Service) arbeitet mit allen gängigen Import- und Exportformaten
- Für die Durchführung von Druckaufgaben sind möglicherweise kleine Anpassungen der Exportschnittstellen notwendig
Müssen alle iAS (inCentro Accounting Service)-Module gleichzeitig eingesetzt werden ?
- Nein, jedes Modul kann einzeln von Ihnen genutzt werden
- Die Reihenfolge des Moduleinsatzes richtet sich nach Ihren jeweiligen internen Prozessen
iCC - CUSTOMER CARE / Rechnungslegung
Ab welcher Dokumentenanzahl (Rechnungen, Mahnungen,..) ist iCC für
mein Unternehmen interessant?
- Ab einer Rechnungsanzahl von ca. 1000 Stk. pro Monat ist iCC für Ihr Unternehmen interessant
Welche Daten müssen an die iCC übergeben werden ?
- Debitorstammdaten zur Gewährleistung der eindeutigen Zuordnung der zugehörigen Dokumente
- Zugehörige offene Posten
- Rechnungstexte zu den Posten
Wie oft können die Daten an die iCC übergeben und verarbeitet werden ?
- Dies richtet sich primär nach Ihren Rechnungslegungsprozessen. Das System ist in der Lage die Daten
in beliebigen Intervallen zu verarbeiten
- Die Rechnungslegung kann je nach Bedarf ein Mal täglich bis monatlich erfolgen
Gibt es Einschränkungen bei der Umsetzung der CI auf den Dokumenten
(Rechnungen, Mahnungen,..etc.) ?
- Die Gestaltung der Dokumente erfolgt entsprechend Ihren Vorgaben
- Die Druckvorlagen können in Abhängigkeit von der Dokumentenart unterschiedlich sein
Wie wird mit Beilagen umgegangen ?
- Massenbeilagen, die elektronisch existieren (zur Rechnung/Mahnung), können über die
iCC Oberfläche ergänzend mitgeschickt werden
- Beilagen zu bestimmten Rechnungen/Mahnungen können punktuell über die
iCC Oberfläche ergänzend mitgeschickt werden
- Beilagen können auch über eine definierte Schnittstelle an Ihre Kunden übertragen werden
- Liegen die Beilagen von Ihre Seite aus nur in Papierform vor, können diese in eingescannter Form
ebenfalls über eine Schnittstelle an Ihre Kunden übertragen werden
Damit ist auch die Archivierung der Papierdokumente parallel dazu abgedeckt
Bei komplexen Rechnungen ist diese mitunter von mehreren Personen freizugeben. Ist dies möglich ?
- Der Freigabeprozess von jedem Dokument erfolgt über einen mehrstufigen Workflow
- Dieser Workflow kann gemäß für Sie spezifisch eingerichteter Regeln für eine Gruppe
von Rechnungen vollkommen automatisiert ablaufen, während für eine weitere Gruppe
von speziell gekennzeichneten Rechnungen (Schwellwerte, Kundenklasse, etc.)
eine oder mehrere Benutzerfreigaben erforderlich sind
- Unterschiedliche Personen/Rollen können unterschiedliche Berechtigungen innerhalb der iCC besitzen
Existiert eine Filialstruktur mit unterschiedlichen Berechtigungen bestimmte
Informationen abrufen zu dürfen ?
- Ja, eine 2 stufige Filialstruktur mit unterschiedlichen Berechtigungen kann abgebildet werden
Wie wird mit falschen Debitor-Kontoinformationen in den Stammdaten umgegangen ?
- Die Bankleitzahl wird auf inhaltliche Richtigkeit geprüft
- Die Kontonummer wird auf formale Richtigkeit geprüft
iPO - PRINT OUTPUT / Druckservice
Welche Menge an Rechnungen, Mahnungen, etc. können maximal pro Tag erstellt werden ?
- Der Kunde bestimmt die Menge
Wer führt die (Druck-)Arbeiten durch ?
- Alle Druckarbeiten werden von der inCentro-eigenen Druckerei gedruckt
- Über definierte Schnittstellen werden alle relevanaten Informationen übergeben
- Abschließend erfolgt die Bündelung der Kuverts, geordnet nach Größe und Gewicht
Wie erfolgt die Qualitätskontrolle ?
- Jeder ausgehende Brief wird eindeutig elektronisch erfasst
- Die Anzahl der ausgehenden Briefe wird mit den übergebenen Daten verglichen
- Definierte Reports nach jedem Arbeitsprozess werden an inCentro übergeben
- Mitsendung von nicht angekündigten Testbriefen an inCentro
Welcher Vorteil bringt die Bereitstellung der Drucksorten durch inCentro ?
- Alle Druckleistungen aus einer Hand
- Kein Transportaufwand für bereitgestellte Drucksorten
- Integrierte Lagerung und Lagermonitoring für alle Drucksorten
- Kosteneinsparung durch Masse an Drucksortenbestellungen
iMS - MAIL SERVICE / Postservice
Wie erfolgt die Aufgabe der Poststücke ?
- Die Poststücke werden direkt von der Druckerei abgeholt
Wie und wann erfolgt die Verrechnung der Portokosten ?
- Einmal pro Monat, im Nachhinein
- Die Verrechnung gegenüber der Post über ein Verrechnungskonto
Welche Voraussetzungen sind einzuhalten, um Postsendungen über inCentro
zu versenden ?
- Aufdruck des Logos "bar freigemacht" auf den Kuverts
iPA - PAYMENT ALLOCATION / Zahlungszuordnung
Welche automatische Zuordnungsrate "offene Posten - Kontoeingang" ist durch
iAS (inCentro Accounting Service) für Sie erreichbar ?
- inCentro garantiert eine über 90% automatische Zuordnungsrate für wiederkehrende Zahlungen
- Auf Grund des aus der Historie lernenden iPA Systems wird die Zuordnungsrate laufend verbessert
Muss eine Bankverbindung zu einer speziellen Bank bestehen ?
- Nein, ein oder mehrere Konten bei einer der Österreichischen Banken ist notwendig
Welche Zahlungsinformationen können automatisiert zu Ihrem ERP System
rückgeliefert werden ?
- Automatisch zugeordnete offene Posten (CREMUL - EDI/MBS/XML/XLS)
- Manuell zuzuordnende Zahlungen verbleiben entweder in einem Schwebebestand (iCC)
und können dort individuell bearbeitet werden oder werden als strukturiertes
Datenfile mit Zuordnungsinformationen an Sie ausgegeben
- Nicht erfolgreiche Einzüge - Retouren
Wie werden Sammelüberweisungen - mehrere Rechnungen werden mittels
einer Zahlung beglichen - behandelt ?
- Sammelüberweisungen Ihrer Kunden werden automatisch auf die zugehörigen
offenen Posten aufgesplittet
Nach welchen Kriterien werden eingehende Zahlungen zugeordnet ?
- Entsprechend Ihrer Vorgaben werden entweder einzelne Rechnungen gebucht oder aber
gemäß Regelsystem das Kundenkonto saldiert (z.B.: ältester offener Betrag wird als erstes bebucht)
Werden Mahnungen ebenfalls automatisch zugeordnet ?
- Natürlich werden auch Zahlungseingänge auf die zugehörigen Mahnungen zugeordnet,
die bezahlten Verzugszinsen und/oder Mahnspesen werden dabei berücksichtigt
und anfallsbezogen verbucht
Werden Teilzahlungen berücksichtigt ?
- Ja, auch wenn eine Zahlung nur einen Teilbetrag einer Rechnung begleicht, wird dieser
Zahlungseingang automatisch zugeordnet und der offene Saldo aktualisiert
Werden Skontovereinbarungen überprüft ?
- Je nach definierter Skontovereinbarung wird bei der Zahlungszuordnung deren Einhaltung
überprüft, und korrekt genutzte Skonti im Zahlungsverkehr berücksichtigt
iCM - CLAIM MANAGEMENT / Aktives Mahnwesen
Nach welchen Kriterien kann der Mahnprozess gestaltet werden ?
- Der von Ihnen vorgegebene Mahnprozess wird umgesetzt
- Pro Endkundengruppe können individuelle Mahnprozesse (Workflow) hinterlegt werden
- Mahnschreiben, Mahnspesen, Verzugszinsen, Fristen, Mahnstufen als auch Eskalationsverfahren
sind somit nach Ihren Wünschen individualisierbar
- Die Freigabe der Mahnschritte erfolgt je nach Regelsystem entweder automatisch
oder durch berechtigte Benutzer
Sind Ratenvereinbarungen möglich ?
- Das iAS (inCentro Accounting Service) bietet auch die Möglichkeit, Ratenvereinbarungen zu erfassen
und die Vorschreibungen und den Zahlungsverkehr entsprechend durchzuführen
- Natürlich können auch Ratenvereinbarungen in Ihrem ERP System erfasst und über das
iAS (inCentro Accounting Service) administriert werden
Können unterschiedliche VIP Stati beim Kunden hinterlegt werden ?
- Ja, der Mahnprozess kann beliebig nach Kundenordnung gestaltet werden
Können Inkassobüros in den Prozess automatisiert eingebunden werden ?
- Mit den verschiendensten Inkassobüros existieren ausgetestete Schnittstellen
iCR - CREDIT RATING / Bonitätsprüfung
Wie werden die Bonitätsdaten der Debitoren ermittelt ?
- Basierend auf dem gewichteten Zahlungsverkehrsverhalten als auch einer Bewertung eventueller
Mahnungen des einzelnen Debitors, wird ein tagesaktuelles Bonitätsrating durchgeführt
Wird die Verschlechterung der Bonität eines Debitors automatisch gemeldet ?
- Ja, Veränderungen auf Grund des Bonitätsratings werden an einen von Ihnen
definierten Sachbearbeiterkreis gemeldet
Werden sonstige Auswertungen über das Zahlungsverhalten angeboten ?
- In Form von Reports werden z.B. Zahlungen in Abhängigkeit vom Mahnschritt angeboten
iBX - BILLING EXCHANGE / Rechnungsabruf
In welcher Form werden die Informationen bereitgestellt ?
- Übersichtsdarstellung aller Rechnungs- und Mahnungsdaten
- Zu jedem Eintrag sind die Details abrufbar
- Die zugehörigen Informationen werden als PDF Datei dargestellt (keine Nachbearbeitung möglich)
Sind besondere technische Voraussetzungen auf Seiten der Debitoren einzuhalten ?
- iBX ist eine Extranet (Web-)Lösung, die mit jedem Standard-Internet Browser genutzt werden kann
Ist die Größe der in der iBX dargestellten Files in irgendeiner Form limitiert ?
- Es gibt in Bezug auf Größe und Anzahl keine Limitierung. Große Files werden im
gepackten Format erstellt
Ist eine besondere Schulung für die Nutzer der iBX notwendig ?
- Die Web-Lösung ist intuitiv nutzbar und somit auch einfach zu bedienen
Können Dokumente (Mahnungen,...) parallel zum Postversand auch
elektronisch angeboten werden?
- Pro Debitor kann definiert werden, auf welche Weise der Rechungstransfer erfolgt.
Eine Kombination aus elektronisch signierter Rechnungslegung und
Postversand ist möglich
Haben signierte PDF-Rechnungen den gleichen rechtlichen Status wie postalisch versendete ?
- Signierte PDF Rechnungen sind vollkommen gleichwertig zu postalisch versendeten.*
*Laut BMF-Erlass vom 13.7.2005 gemäß Z 1 der VO BGBl. II Nr. 583/2003. Weiter Informationen finden sich unter:
http://www.a-sit.at/pdfs/vo_el_rechnung.pdf
http://www.a-sit.at/pdfs/erlass_el_re_legung_UStR-elektronische_Rechnung0705.pdf
iPS - PAYMENT SOLUTION / Zahlungsservice
Welche Zahlungsmethoden können dem Debitor angeboten werden ?
- Alle gängigen Kreditkarten-Unternehmen (VISA, Mastercard, AMEX, Diners Club,...)
- Online Banking über Raiffeisen, Erste Bank, BAWAG/PSK, BA-CA, Oberbank, Volksbank
Muss die iPS in Kombination mit dem iBX (Online-Rechnungspräsentation) genutzt werden ?
- Nein, die iPS kann als Zahlungstool losgelöst vom restlichen iAS (inCentro Accounting Service)
eingesetzt werden (z.B.: Zahlungsplattform für Internetshops)
Welche Vorteile ergeben sich durch die Verwendung von iPS als Teil des iAS (inCentro Accounting Service) ?
- Die Zahlung wird im eindeutigen Zusammenhang zum offenen Posten beglichen
- Service für Debitoren, die (elektronische) Rechnung direkt bezahlen zu können
iDA - DATA ARCHIV / Datenarchiv
Welcher Vorteil ergibt sich für Sie als Kunde und für Ihre Debitoren durch die Nutzung des Datenarchivs ?
- Schnelle Zugriffszeiten auf Altdaten
- Ablöse des Papierarchivs
- Revisionssicherheit
- Parallele regelmäßige Speicherung und Übergabe der Dokumente auf Datenträger, falls gewünscht
Gibt es eine theoretische Grenze für die Aufbewahrungszeit der Alt-Daten?
FRAGEN ZUM BETRIEB DER iAS (inCentro Accounting Service) LÖSUNG
Wie wird gewährleistet, dass im Zuge des ASP Betriebs Debitordaten
nicht in falsche Hände geraten?
- Die Daten werden pro Kunde in getrennten Datenbanken gehalten
Wie sieht es mit der Verfügbarkeit der Web-Applikationen aus ?
- 7 Tage die Woche rund um die Uhr
- Wartungsfenster nach Vereinbarung
- Höchste Bandbreiten garantieren ein schnelles und effektives Arbeiten
Wo erfolgt das Hosting der Serverlandschaft ?
- Die Server stehen im inCentro-eigenen Rechenzentrum
Welche Sicherheitsmaßnahmen wurden zur Sicherung der Daten und
Applikation getroffen ?
- Redundante Gestaltung der Serverlandschaft und Netzwerktopologie
- Redundante Internetleitungen
- Zugriff zu Infrastruktur und Applikaton erhalten ausschließlich dafür berechtigte Personen
- Backup aller Daten um minutenfeines Einspielen zu gewährleisten
Wie sieht die Kommunikation zwischen inCentro und dem Auftraggeber
im Zuge des Betriebs aus ?
- Für den laufenden Betrieb kommt ein profesionelles Call Tracking Tool zum Einsatz
- Telefonische Verfügbarkeit eines 1st Level Supports für Problem-Meldungen des Kunden
- Auf Seiten inCentro erfolgt die strategische Zusammenarbeit über einen Service Delivery Manager
Wie werden die Rahmenbedingungen für den laufenden Betrieb geregelt ?
- Über ein gemeinsam zu definierendes SLA (Service Level Agreement). Dieses regelt Reaktionszeiten,
Verfügbarkeitszeiten, Supportaktivitäten, Rufbereitschaft, Prozessablauf, etc
Kann die Lösung im Bedarfsfalle auch kundenseitig gehostet werden ?
- Ja, jedoch muss für Wartungsarbeiten (Applikation) für inCentro die Möglichkeit des Zugriffs existieren
- Die Systembetreuung (Server) und Ausfallsicherheit obliegt in diesem Fall Ihnen
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