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  Grafik zu Online Rechnungen und Mahnungen

  Herausforderung:
  Der elektronische Datenaustausch EDI (Electronic Data Interchange) nimmt stetig an Bedeutung zu. Längst ist EDI für Bestellungen, Bestellbestätigungen und Rechnungen in vielen Unternehmen ein strategisches Ziel, um Prozesse effizient, medienbruchfrei und somit kostensparend abwickeln zu können.

Immer mehr Kunden und Lieferanten verlangen höhere Flexibilität, Zeitersparnis und Kostensenkung z.B. bei Bestellungen und Rechnungen. Der reibungslose Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen zwei Geschäftspartnern sollte zeitnah, effizient und komfortabel erfolgen.

Durch den Einsatz des elektronischen Datenaustauschs (EDI) von Geschäftsdokumenten werden Geschäftsprozesse gestrafft, optimiert und eine engere Kundenbindung erreicht.

Es gilt also die Anzahl der elektronisch erreichbaren Geschäftspartner sukzessiv zu vergrößern bzw. die Flut an postalisch aufgegebenen Bestellungen und Rechnungen zu reduzieren um möglichst hohe Einsparungen zu erzielen.

Damit stehen auch Sie vor der Frage ob sie zu jedem Geschäftspartner (Käufer und Lieferanten) eine Direktverbindung aufbauen und unterhalten d.h. entsprechende Ressourcen aufbringen oder die Dienstleistungen des inCentro Clearing Center als Kommunikationsdrehscheibe in Anspruch nehmen sollen.

Oft haben die Geschäftspartner in Bezug auf die Rechnungslegung auch Sonderwünsche, die mit hohem administrativem Aufwand verbunden sind:
 
 
  "Können Sie mir eine signierte elektronische Rechnung schicken, aber bitte mit den Abrechnungsdetails?
Und wenn möglich senden Sie mir bitte auch noch eine gedruckte Kopie.
Oder nein, bitte doch gedruckt als Original und dafür die Kopie elektronisch."
"Kann ich bitte die Rechnung von vor 3 Monaten noch einmal bekommen?"
"Können Sie uns die elektronische Rechnung bitte in einem für unser ERP System lesbaren Datenformat schicken?"
 
  Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihren Geschäftspartnern alle diese Dienstleistungen ob elektronisch oder in gedruckter Form ohne großen Aufwand zur Verfügung stellen!
 
 
Unsere Lösung:
  • iBX Billing Exchange - Clearing Center
  Eine Lösung die alle Medien abdeckt
Das inCentro Billing Exchange - Clearing Center bietet eine einfache und kostensparende Möglichkeit (pay per use) Ihr Unternehmen effizient und zuverlässig mit Ihren Geschäftspartnern zu verbinden und Daten sowie Dokumente (über unseren Druckservice) auszutauschen.

inCentro unterstützt Sie bei:
  • der Einführung des elektronischen Dokumentenaustauschs
  • Erstellung einer Spezifikation Ihrer Datenformate
  • Wahl des richtigen Datenformats
  • der Anbindung an Ihr ERP-System
  • der Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern
inCentro übernimmt den Rollout und kümmert sich um die Datenumwandlung von Bestellungen, Rechnungen und Mahnungen in die Netzwerk- und Kommunikationsprotokolle Ihrer Handelspartner. Wo erforderlich, konvertieren wir auch zwischen verschiedenen Daten- bzw. Dokumentenformaten, sei es ein Standard, ein Subset oder eine proprietäre Inhouse- Schnittstelle.(Mapping)
 
  Der einfache Weg zur vollständigen Lösung:
  • Datenexport aus Ihrer Warenwirtschaft
  • Sie senden die Daten an uns oder wir holen die Daten
  • Sie entscheiden pro Handelspartner in welcher Form (EDI, signierte PDFs, in gedruckter Form,...) dieser seine Rechnungen, Bestellungen, etc. (Multiple Choice) bekommt.
  • inCentro signiert die Rechnungen nach den gesetzlichen Vorgaben
  • inCentro konvertiert die Daten in das Empfängerformat und überträgt sie an Ihren Geschäftspartner - so wie er es wünscht
  • Ihr Geschäftspartner sendet seine Daten an uns und wir konvertieren sie in Ihr Format
  • Sie erhalten Ihre Daten wahlweise als Email, per Download über Ihren Webzugang. Wenn Sie einen eigenen HTTP-Server betreiben, können wir die Daten auch per Upload zu Ihnen übertragen.
  • Sie importieren die Daten in Ihr Warenwirtschaftssystem
Durch die Bereitstellung von Software, Dienstleistung und Kommunikation bietet inCentro eine integrierte Lösung für jede Betriebsgröße. Sie benötigen weder einen EDI-Konverter noch eine Kommunikationsschnittstelle (wie z.B. zur X.400-Telebox) in Ihrem Hause.

Sie sagen uns, was Sie brauchen - wir sorgen dafür, dass alles so läuft, wie Sie sich das vorstellen.

Ihre Vorteile:
  • Kosteneinsparungen durch weniger Zeit, Papier, Porto und Verwaltungskosten
  • Sie müssen keine eigene EDI-Lösung anschaffen und betreiben
  • "Pay per use" anstelle hoher Fixkosten
  • Wir übernehmen auch den Druck der Dokumente (z.B. Rechnungen) die noch nicht umgestellt werden können
  • Die hohen Aufwände für Software, Wartung, Schulungen und Betrieb entfallen
  • Keine zusätzlichen IT Betriebskosten
  • inCentro erledigt die zügige Anbindung an Ihre Geschäftspartner
  • Vollautomatische Konvertierung Ihrer internen Daten (z.B. IDOC) in die verschiedensten Ausgabeformate wie z.B. EDIFACT(EANCOM), XML, ASCII oder PDF und umgekehrt
  • Erschließung neuer Geschäftspartner und bessere Kundenbindung
  • Die Signaturleistungen erfolgen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen der landesspezifischen Signaturgesetze, der EU-Signaturrichtlinie, des aktuellen Umsatzsteuergesetzes und der EU-Rechnungsrichtlinie
  • Wenn gewünscht, kann sowohl der Rechnungsversender, als auch Empfänger ein revisionssicheres Archivsystem für die signierten Rechnungen nutzen
Konvertierungsprobleme und inkompatible Datenformate sind mit dem inCentro Clearing Center Schnee von gestern.
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